Las reuniones de trabajo, esas situaciones que suponen un desafío importante para muchas personas, se han convertido en un elemento indispensable en casi cualquier puesto de trabajo.
Si a esto le sumamos que cada vez es más frecuente tener que realizarlas en inglés, ya que pueden implicar la interacción con clientes, compañeros y superiores extranjeros, el desafío se ve multiplicado si no sabemos cómo abordarlas.
A continuación, desde Nivelize te contamos cómo mejorar tus habilidades lingüísticas para las reuniones de trabajo en inglés.
CONSEJOS PARA MEJORAR LAS REUNIONES EN INGLÉS
Cómo iniciar una reunión en inglés
Comenzar una reunión en inglés puede parecer intimidante, pero hay algunos pasos que puedes seguir para hacer que la discusión sea más fluida y cómoda para todos los participantes. Puedes utilizar algunas de las siguientes expresiones:
- “Thank you for coming.” («Muchas gracias por venir.»)
- “It’s ten o’ clock, so let’s start.” («Ya son las 10 en punto, podemos comenzar.»)
- “Any comments on our previous meeting?” («¿Algún comentario sobre la reunión anterior?»)
Anunciar los objetivos y recordar el contexto
Es importante que durante la reunión se recuerden los objetivos y el contexto para que se mantenga una perspectiva general y se eviten desviaciones o pérdida de tiempo.
- “You’ve all seen the agenda…” («Tal y como han podido ver en la agenda…»)
- “On the agenda, you’ll see there are three items.” («En la agenda verán los tres puntos a tratar»)
- “Our objective is to discuss different ideas about…” («Nuestro objetivo es debatir distintas ideas sobre…»)
Cómo distribuir el turno de palabra/Moderar el debate
Es importante asegurarse de que todos los participantes tengan la oportunidad de hablar y expresar sus opiniones. Esto puede hacerse asignando un tiempo determinado para cada persona y moderando los turnos de palabra de la siguiente manera:
- “Let’s share what everyone thinks about that idea” («Vamos a compartir lo que cada uno piensa sobre esa idea.»)
- “What’s your opinion on this matter?” («¿Cuál es su opinión sobre este asunto?»)
- “Would you like to add anything to this idea?” («¿Le gustaría añadir algo a esta idea?»)
- “Could you introduce this item, please?” («¿Puede presentar este tema, por favor?»)
- “I would like to hand over to X to start the next item.” («Me gustaría ceder la palabra a X para iniciar el siguiente punto.»)
Cómo interrumpir educadamente y evitar una interrupción
Asimismo, puede haber momentos en los que necesites interrumpir a alguien para hacer una pregunta o para agregar un comentario. Estas son algunas de las formas en las que puedes interrumpir de manera educada en inglés:
- “Before you continue, can I just say…” («Antes de que continúe, puedo decir…»)
- “I’d like to make a point here if I can/could/may/might.” («Me gustaría hacer un comentario aquí si puedo.»)
- “If you don’t mind me Interrupting, …” («Si no le importa que le interrumpa, …»)
- “Sorry to stop you in full flow, but…” («Siento interrumpirle en plena conversación, pero…»)
- “This may/might be a good point to…” («Este puede/puede ser un buen momento para…»)
Además, es importante evitar interrupciones innecesarias para asegurarte de que se cumplan los objetivos de la reunión y de que se respeten los horarios. Puedes hacerlo de las siguientes formas:
- “I just want to make one more point/say one more thing before you have your say.” («Solo quiero hacer una puntualización/decir una cosa más antes de que dé su opinión.»)
- “That is the next point I want to get to, once I’ve finished…” («Ese es el siguiente punto al que quiero llegar, una vez que haya terminado…»)
- “(Just) one more thing before you interrupt.” («Sólo una cosa más antes de interrumpir.»)
- “If I can/could just finish what I was saying/what I wanted to say/this one point, …” («Si puedo terminar lo que estaba diciendo/lo que quería decir/este punto, …»)
- “If you’d allow me to finish…” («Si me permitiera terminar…»)
Cómo pedir aclaraciones
Es común que, durante una reunión de trabajo en inglés, nos encontremos con términos o conceptos que no comprendemos completamente. En estos casos, es importante pedir aclaraciones para no perder el hilo de la conversación. Aquí te dejamos algunos ejemplos de preguntas para solicitar aclaraciones en inglés, y demostrar que tienes interés en entender el tema que se está discutiendo:
- “Could you clarify what you mean by that?” («¿Podría aclarar lo que quiere decir?»)
- “I’m not quite sure I understand what you’re saying. Could you explain it in a different way?” («No estoy seguro de entender lo que está diciendo. ¿Podría explicarlo de otra manera?»)
- “Sorry, could you repeat that?” («Lo siento, ¿podría repetirlo?»)
- “Just to be clear, are you saying that…?” («Para estar seguros, ¿está diciendo que…?»)
- “I’m not familiar with that term. Could you define it for me?” («No estoy familiarizado con ese término. ¿Podría explicármelo?»)
Cómo recibir y responder a los comentarios/críticas
Como en cualquier situación laboral, siempre habrá asistentes de la reunión que no estarán de acuerdo con nuestras ideas y, por tanto, hay que saber contestar a los comentarios o críticas que recibamos. Para ello, es recomendable escuchar atentamente lo que se dice y mostrar una actitud positiva. Puedes responder con alguno de los siguientes ejemplos:
- “Thank you for your feedback. I will take it into consideration.” («Gracias por sus comentarios. Los tendré en cuenta.»)
- “I appreciate your honesty. Can you give me more details about what you think could be improved?” («Aprecio su sinceridad. ¿Puede darme más detalles sobre lo que cree que podría mejorarse?»)
- “That’s a good point. I hadn’t considered that before.” («Eso es un buen punto. No lo había considerado antes.»)
- “I’m open to suggestions. What do you think we should do to address this issue?” («Estoy abierto a sugerencias. ¿Qué cree que deberíamos hacer para abordar este problema?»)
Cómo evitar distracciones para respetar los horarios
Un punto esencial es respetar los horarios para asegurarse de que se cumplen los objetivos de la reunión y de que no se desperdicia tiempo. Por ello, hay que procurar reorientar las reuniones hacia los temas de la agenda del día y evitar distracciones. Para estos casos, puedes hacerlo con las siguientes frases:
- “Let’s not stray from the subject.” («No nos desviemos del tema.»)
- “If you think it is important, we can discuss it at the end of the meeting.” («Si considera que es importante, podemos discutirlo al final de la reunión.»)
- “I don’t think it is relevant to today’s meeting.” («No creo que sea relevante para la reunión de hoy.»)
Si no hay tiempo suficiente para tratar todos los temas o si no es conveniente tratar alguno de ellos en la reunión en curso, es posible aplazarla de las siguientes maneras:
- “Good point, but let’s leave it for the next meeting.” («Buen punto, pero lo trataremos en la próxima reunión.»)
- “I think we should shelve it for the next session.” («Creo que deberíamos dejarlo para la próxima sesión.»)
Cómo concluir la reunión
Por último, al terminar una reunión es importante resumir lo que se ha hablado. Así te aseguras de que los participantes tienen claro lo que se ha hablado y dejas tiempo para aclaraciones. Hay algunas expresiones en inglés que pueden ayudarte a hacerlo:
- “I think we should end here. Just to summarize…” («Creo que deberíamos terminar aquí. Sólo para resumir…»)
- “We’ve covered everything, so I’d like to go over the decisions we’ve taken…” («Hemos cubierto todo, así que me gustaría repasar las decisiones que hemos tomado…»)
- “So, to conclude we’ve agreed…” («Entonces, para concluir, hemos acordado…»)
No te olvides tampoco de agradecer los asistentes su presencia en la reunión. Para ello, puedes ayudarte de las siguientes frases:
- “Thank you all for coming in today.” («Gracias a todos por asistir hoy.»)
- “Thank you very much for your time.” («Muchas gracias por su tiempo.»)
- “Thank you for your hard work.” («Gracias por el esfuerzo.»)
- “I think we’ve come up with a lot of good ideas.” («Creo que la reunión ha sido muy fructífera.»)
En resumen, mejorar tus habilidades lingüísticas en inglés para reuniones de trabajo es esencial para comunicarte de manera efectiva y cumplir los objetivos de la reunión.
Si necesitas saber si tu equipo de trabajo está preparado para afrontar reuniones en un entorno de habla inglesa, puedes hacerlo con las pruebas de nivel de idiomas, una herramienta útil para medir las capacidades lingüísticas en inglés de candidatos y plantillas.
